domingo, 30 de marzo de 2014

El borrador y la renta a la vuelta de la esquina


 
¿Nos dará a devolver y podremos tomar unas cañas?

A partir del 1 de abril comienza el plazo para confirmar el borrador de la declaración de la renta que se prolongara hasta el 30 de junio y desde el 23 de abril hasta el 30 de junio se podrán presentar los modelos 100 y 714 de la renta y el patrimonio.  Si el resultado es a ingresar con domiciliación en cuenta el plazo es hasta el 25 de junio.
Algunas cifras del año pasado son:
  • 8.898.000 los contribuyentes que confirmaron el borrador elaborado por la Agencia Tributaria para presentar su Renta.
  • Las presentaciones con el programa PADRE se redujeron en casi 475.000.
  • Las declaraciones efectuadas por internet aumentaron en más de 554.000.
  • 14.450.000 contribuyentes utilizaron el servicio REN0 para la obtención rápida del borrador y datos fiscales.
  • La Agencia Tributaria puso a disposición de los ciudadanos el año pasado más de 23,7 millones de borradores.
  • La Agencia Tributaria atendió más de 7.400.000 llamadas relacionadas con la declaración del IRPF.
En lo relativo a este año la Agencia Tributaria ya ha empezado a subir videos de ayuda, el que dejo a continuación se explica cómo obtener el borrador y los datos fiscales mediante SMS en la campaña de Renta del ejercicio 2013. Con este número puede adelantar las gestiones con el borrador por Internet: consulta, modificación y confirmación.



Y por si tenemos que realizar alguna modificación del borrador nos servirá de ayuda el siguiente video.


martes, 11 de marzo de 2014

La facturación electrónica

La factura electrónica es un documento con valor tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza a la factura en papel conservando su mismo valor legal y que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.
 
Es incuestionable que el uso de la facturación electrónica supone un ahorro tanto para el emisor que puede estar en torno a los 2€ por factura, como para el receptor  que puede rondar los 0,75 euros.
Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
 
  • Ahorro de costes tanto de gestión como del papel.
  • Mejora de la eficiencia de los procedimientos administrativos
  • Automatiza la administración y facilita la automatización de la contabilidad del receptor.
  • Se agiliza el envío  de las facturas y se evita las pérdidas de tiempo relativas a retrasos en la recepción de las facturas.
  • Además en el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
Para realizar la facturación electrónica es necesario recabar la aceptación del cliente debiendo de haber informado por escrito el expedidor de que a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico.
 
Además se deberá precisar la forma en que una vez aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación.

 
La aceptación puede ser  expresa (por ejemplo, mediante un escrito de aceptación de la factura electrónica) o tácita (por ejemplo, mediante la constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición la facturas electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas electrónicas).
 
El artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, siendo el escenario más frecuente el uso de una firma electrónica reconocida, aunque en algunos sectores se usa EDI.
 
En lo relativo al formato por un lado tenemos  la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura y que puede ser XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros y por otro lado el formato de la estructura de la firma, donde tampoco existe un formato único ya que puede usarse PKCS7, XadES, PDF, etc.Tanto el contenido de la factura , llamémoslo factura, como la firma vienen en un único fichero normalmente con extensión ".fir", siendo aconsejable la utilización de estándares.
 
Por su parte, el destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante para lo que debe de disponer de los medios informáticos necesarios. Además debe almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero. También está obligado a permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se pueda buscar cualquier dato de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimir en papel cuando sea necesario.
 
Las normas legales que rigen la facturación electrónica son:

  • Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.

Enlaces:


 


sábado, 8 de marzo de 2014

Workflow de aprobación de facturas. ¿Cómo aprobáis las facturas en vuestras empresas?



A partir de la entrada en vigor de la nueva Ley deMorosidad, la Ley 15/2010, de 5 de julio los plazos de pago obligan a la agilización de la tramitación de facturas.
 
Es de todos ya sabido que desde el 1 de enero de 2013 el plazo de pago obligado por Ley es de  60 días desde la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios y que este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes.
 
Es por ello, que en la actual coyuntura las empresas y administraciones se ven obligadas a agilizar la tramitación de las facturas de sus proveedores, ya que cualquier factura debe ser sometida a revisión y aprobación en todas las organizaciones antes de ser pagada.

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la aprobación manual de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño han sustituido por un workflow automatizado de aprobación de facturas.
Pero, ¿Qué es un workflow de aprobación de facturas?
 
Workflow, o flujo de trabajo, es la concatenación de tareas encaminadas a completar un proceso de negocio.

En el caso concreto de la aprobación de facturas nos referimos a la aplicación que facilita que a los diferentes usuarios aprobadores de facturas de una organización, les llegue la imagen de una factura de manera que puedan aprobarla directamente en la aplicación, direccionarla a otros usuarios o rechazar su aprobación.
 
La gestión automatizada de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados al proceso.
 
Son muchos los factores a considerar, pero una vez decididos a instalar un workflow automatizado para la gestión del proceso de negocio de aprobación de facturas debemos de tener en cuenta determinadas consideraciones:
  • Es fundamental que el OCR se integre correctamente con el ERP si realizamos la contabilización automática de facturas.
  • Hay que tener en cuenta la asignación de las cuentas contables a las diferentes facturas.
  • Para el correcto funcionamiento de este tipo de aplicaciones es fundamental la correcta configuración de las bibliotecas de aprobación, ya que en caso contrario las facturas pueden acabar en usuarios a los que no debieran de llegar, con la consiguiente pérdida de confidencialidad y tiempo.
  • Debemos de tener claro que un workflow de aprobación de facturas es algo muy serio, y los permisos para su accesibilidad  deben de estar sujetos a restricciones, ya que no todo el mundo debe de poder ver determinadas facturas criticas para la compañía o cuya confidencialidad debe de ser mantenida.
  • Los ciclos de aprobación no pueden ser demasiado largos ya que de ser así se pueden producir retrasos en el pago de las facturas.
  • Hay que ser muy ágil en la tramitación, direccionamiento, aprobación y gestión de las incidencias con las facturas ya que el tiempo empieza a transcurrir desde la recepción de la factura.
  • Cuando se plante la decisión de automatizar la gestión de las facturas a buen seguro que le presentaran estudios en los que le indicaran el coste del pago de una factura tramitada manualmente y la reducción del coste que supone la implementación de la gestión automatizada de facturas. Pero cuidado con este punto, ya que una mala implementación o gestión del procedimiento puede hacerlo incluso más ineficiente que la aprobación manual y consumir más recursos, por lo que debemos de asegurarnos que se tienen en cuenta todas precauciones para asegurar una correcta implementación y gestión del proceso administrativo.
  • Es importante también tener en cuenta que la digitalización de las facturas debe ser acorde a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Esto se regula en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
  • Con la digitalización de las facturas el documento físico no precisa volver a ser consultado, quedando desde ese momento supeditada cualquier gestión relativa a la factura al uso del sistema informático de gestión documental. Es por ello, que si se cumple lo recogido en la orden EHA/962/2007 las facturas en papel podrán ser destruidas una vez digitalizadas.
  • La utilización de estos sistemas permite que las facturas viajen a través de la aplicación salvando las distancias, por lo que pueden ser aprobadas por diferentes aprobadores ubicados en diferentes lugares.
  • Se mejora la trazabilidad ya que con estos sistemas quedan registradas las acciones de aprobación, direccionamiento, rechazo de facturas y los comentarios escritos por los revisores, de modo que se conoce en todo momento el histórico de una factura desde que entra en la empresa, hasta que se paga.
A debate: Pros y contras de este tipo de aplicaciones.

lunes, 3 de marzo de 2014