miércoles, 27 de junio de 2012

LAS 10 PRIMERAS COSAS QUE DEBE DE HACER UN RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN AL INCORPORARSE A UNA PYME.


Las PYMES tienen un crecimiento en ocasiones muy rápido y vigoroso. En una empresa podemos aplicar el eslogan de aquel anuncio de neumáticos que decía “la potencia sin control no sirve de nada”. Es relativamente común que las empresas durante su nacimiento y una primera fase de su crecimiento se centren en la generación de volumen de negocio, pero llega un momento en que o se le presta atención a la administración y se cuenta con un Responsable de Administración, Jefe de Administración, Director Financiero o como queramos llamarle o el crecimiento de la empresa se vera afectado por los problemas administrativos y por la falta de información sobre la gestión de la empresa que nos permita tomar decisiones.

En mi opinión las 10 primeras cosas que debe hacer un Responsable de Administración que aterriza en una empresa son las siguientes:

  1. Lo primero una auditoria interna, con el objeto de determinar cual es la situación administrativa y si la contabilidad refleja la imagen fiel de la empresa.
  2. Auditoria financiera, para ver si las cuentas bancarias que hay son las que necesita la empresa ya que pueden darse casos con demasiadas cuentas bancarias o que la empresa necesite diversificar sus posiciones trabajando con más entidades financieras. En este punto se deben analizar los prestamos con el objeto de ver si la financiación de la empresa es la optima, y analizar vencimientos e intereses. También hay que repasar las condiciones que ofrece cada entidad financiera con el objeto de realizar con cada una las operaciones con menores comisiones.
  3. Conciliación de cuentas bancarias y del resto de cuentas contables prestando especial atención a las cuentas de proveedores, clientes, y las cuentas del subgrupo 55. Debemos de revisar los saldos de la cuenta de partidas pendiente de aplicación ya que en ocasiones se convierte en un saco de la mala gestión contable.
  4. Conciliación de cajas, y revisión procedimientos.
  5. Ver si se tienen certificados electrónicos para acceder entre otras a la web de la agencia tributaria y a las comunicaciones de esta, y en caso contrario solicitarlos.
  6. Evaluación del desempeño de tareas. Que hace cada persona dentro del departamento de administración. Se debe trabajar para optimizar el rendimiento y en ocasiones hay que abordar reestructuraciones más amplias.
  7. Si la empresa no dispone de presupuestos, hay que ponerse manos a la obra. Si no sabemos a donde queremos ir difícil será que lleguemos. Pero los presupuestos no pueden quedarse en una simple declaración de intenciones, deben de ir más allá del documento en donde se plasman, debiendo asignarse los recursos necesarios para cumplir objetivos.
  8. También es aconsejable realizar un muestreo del inventario y en función de sus resultados realizar hacer inventario de todas las existencias.
  9. Otro punto a analizar debe de ser un repaso de los activos en balance y comprobar que se han dotado correctamente las amortizaciones.
  10. Además debemos de analizar el fondo de maniobra, el punto de equilibrio y hacer un análisis del Cash flow, haciendo las previsiones de tesorería que nos permitan cumplir con nuestros compromisos de pagos.
 En mi opinión estos son los principales pasos que se deben de dar cuanto un Responsable de Administración toma las riendas del departamento en una empresa.

¿Me dejo algo en el tintero?

martes, 26 de junio de 2012

PROBLEMAS PARA ACCEDER A LOS SERVICIOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL


Siempre me ha gustado utilizar los procedimientos electrónicos que se ponen a disposición de los ciudadanos, pero en ocasiones parece que sus usuarios somos como penitentes que nos estrellamos contra los mensajes que de una u otra manera nos dicen que el servicio no funciona.

El último problema es el intento al acceso a la página de la seguridad social para consultar el estado de una solicitud de maternidad / paternidad con DNI electrónico.

Durante mi penitencia se sucedían los siguientes mensajes:

  • Internet Explorer no puede mostrar la página web
  
  
  • Por razones técnicas no se puede atender en este momento el servicio solicitado.
Inténtelo mas tarde.

En este caso después de intentar acceder al expediente en varias ocasiones tanto por la mañana como por la tarde las razones técnicas parecen persistir.

En este caso pude consultar el expediente telefónicamente después de cuatro intentos en el teléfono de la tesorería, que es el siguiente:

900166565

En mi opinión todavía hay un largo camino por recorrer en la mejora de la administración electrónica sobre todo en la no recaudatoria, ya que la de hacienda parece ser la que mejor funciona, a pesar del colapso para obtener y confirmar el borrador de la renta del 2011, y algún que otro problema más.

lunes, 11 de junio de 2012

LA ALTERACIÓN DEL RESULTADO CONTABLE MEDIANTE EL USO DE PROVISIONES


La alteración del resultado contable y de la imagen fiel de la empresa es una constante que se repite en muchas empresas a la hora de presentar las cuentas anuales. El uso de las provisiones para reducir la base imponible es algo que en ocasiones puede ser causa de inspección por la agencia tributaria si esta estima que encubren una modificación injustificada del resultado para evitar el pago de impuestos.

Pero el caso de Bankia a hecho saltar a la luz el otro extremo, la omisión de la dotación de provisiones para presentar un resultado mayor. Esta alteración se presenta con mayor frecuencia en empresas fuertemente endeudadas con el fin de no presentar perdidas que pudieran alterar su financiación, así como en aquellas cuya titularidad se encuentra diluida y los gestores tienen que presentar unas cuentas a los accionistas que en caso de ser negativas pueden suponer la perdida de incentivos o incluso del puesto directivo que ostentan

Pero, ¿qué son las provisiones?. Las provisiones son obligaciones expresas o tácitas a largo plazo, claramente especificadas en cuanto a su naturaleza, pero que, en la fecha de cierre del ejercicio, son indeterminadas en cuanto a su importe exacto o a la fecha en que se producirán.

El hecho de contabilizar las provisiones se debe a la aplicación del principio de prudencia del P.G.C.E. que dice:

Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. La prudencia no justifica ninguna información que pueda llevar a una interpretación que no sea adecuada de la realidad reflejada en las cifras de las cuentas anuales. Asimismo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 38 bis del Código de Comercio, únicamente se contabilizarán los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, se deberán tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos, incluso si sólo se conocieran entre la fecha de cierre de las cuentas anuales y la fecha en que éstas se formulen. En tales casos se dará cumplida información en la memoria, sin perjuicio de su reflejo, cuando se haya generado un pasivo y un gasto, en otros documentos integrantes de las cuentas anuales. Deberán tenerse en cuenta las amortizaciones y correcciones de valor por deterioro de los activos, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con pérdida.


En el plan general de contabilidad se dice:

“La empresa reconocerá como provisiones los pasivos que, cumpliendo la definición y los criterios de registro o reconocimiento contable contenidos en el Marco Conceptual de la Contabilidad, resulten indeterminados respecto a su importe o a la fecha en que se cancelarán. Las provisiones pueden venir determinadas por una disposición legal (como es el caso de los 7.000 millones exigidos a Bankia de provisiones adicionales por dos reales decretos ley del sector financiero), contractual (por ejemplo pago de remuneraciones a directivos recogidas en contratos blindados) o por una obligación implícita o tácita. En este último caso, su nacimiento se sitúa en la expectativa válida creada por la empresa frente a terceros, de asunción de una obligación por parte de aquélla.”

Pero,  ¿se deben y es responsable dotar provisiones que deterioren significativamente la imagen de la empresa frente a terceros, encarezcan su financiación y reduzcan su acceso al crédito?.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que una excesiva dotación de provienes pensando que la situación económica empeorara significativamente, puede llevarnos al autocumplimiento de la profecía, llevándonos hasta el punto en que la expectativa incita a las personas a actuar en formas que hacen que la expectativa se vuelva cierta.
¿Se deberían reformular las cuentas anuales de las cajas de ahorros con las provisiones que ahora se están dotando y exigir las devoluciones de incentivos recibidos por la alteración del resultado contable?

Esta regla legal relativa a hechos posteriores al cierre del ejercicio, no tiene como objetivo imponer a los administradores una exigencia de reformulación de las cuentas
anuales ante cualquier circunstancia significativa que se produzca antes de la aprobación por el órgano competente. Por el contrario, sólo situaciones de carácter excepcional y máxima relevancia en relación con la situación patrimonial de la empresa, de riesgos que aunque conocidos con posterioridad existieran en la fecha de cierre de las cuentas anuales, deberían llevar a una reformulación de éstas. Dicha reformulación debería producirse con carácter general hasta el momento en que se ponga en marcha el proceso que lleva a la aprobación de las mismas.


Volviendo al tema de Bankia, con el Plan de Recapitalización de Bankia por importe de 22.000 millones de euros” presentado por Rodrigo Rato, expresidente de Bankia, a los 20 consejero de Caja Madrid, en el que lamentaba que el Gobierno vaya a rescatar a Bankia "a costa de fondos públicos", se hacen las siguiente apreciaciones sobre el cierre del ejercicio 2011:

El ejercicio de 2011 de Bankia afecta a un periodo muy reducido, de sólo unos meses.

Se ha destacado mucho que frente a una previsión inicial de un beneficio de 300 millones de euros, el resultado que se va a someter a aprobación de la Junta General (la primera desde la salida a Bolsa) es de unos 3.000 millones de euros de pérdidas.

Este cambio sólo es consecuencia de unas provisiones adicionales que se efectúan con cargo al ejercicio 2011 (ya se anticipan parte de las provisiones que acabamos de examinar en el plan de recapitalización).

En efecto, se efectúan provisiones adicionales por valor de 4.700 millones de euros y con el siguiente desglose:

Unos 1.800 millones de euros por mayores provisiones de la cartera crediticia, estos es, para cubrir posibles perdidas futuras si no se devuelven determinados préstamos concedidos a promotores, particulares y empresas. Esto es, dentro de los 5.000 millones de euros que hemos visto en las últimas provisiones de los dos últimos apartados del plan de recapitalización, ya se anticipaban 1.800 millones con cargo al ejercicio 2011.

Por otro lado, 2.800 millones de euros adicionales por las posibles pérdidas futuras cuando se vendan inmuebles adjudicados por sociedades inmobiliarias del grupo (esto es, se anticipan prácticamente la totalidad de los 3.000 millones de euros de inmuebles del antepenúltimo apartado del plan de recapitalización).

En resumen, si se pasan de 300 millones de euros de beneficio a 3.000 millones de euros de pérdidas, solo es por las provisiones adicionales examinadas, exigidas por el deterioro del mercado inmobiliario y crediticio producido después del cierre de 31 de diciembre de 2011 (según afirmación del auditor).

Por ello, al igual que sucede en el plan de recapitalización, este cambio en el ejercicio 2011 no es por unas pérdidas reales ya producidas con salida de caja, sino que es una pérdida contable por posibles pérdidas futuras.

Una vez leídas estas apreciaciones sobre el cierre del ejercicio de Bankia, debemos recordar que  la contabilidad, como sistema de información que es, sirve de orientación a los diferentes usuarios de la misma y tiene que reflejar la verdadera situación económica de una entidad. Lo contrario sería engañar a los usuarios (proveedores, bancos, prestamistas, fisco,...) que utilizan la información de las Cuentas Anuales, entre otras, como referencia para la toma de decisiones en relación con la entidad de referencia.

Si una empresa reparte beneficios del ejercicio y los activos no reflejan su valor real y en ejercicios futuros has que venderlos con pérdida, la empresa habrá repartido beneficios ficticios y se habrá descapitalizado.

En mi opinión, el caso de Bankia obliga a revisar el tema de las provisiones, siendo aconsejable una mejor regulación y control sobre la dotación y no dotación de las mismas, ya que dudo mucho que nos vuelvan a prestar otros 100.000 millones para dotar provisiones, mientras que los que los responsables de no haberlas dotado se han forrado con sueldos e incentivos.

martes, 5 de junio de 2012

GRACIAS

Hoy este blog a superado las 100.000 visitas, motivo más que suficiente para hacer un paréntesis en los contenidos y agradecer a todos los visitantes el tiempo dedicado.


Mi agradecimiento más especial a los 75 suscripciones a los feed, a los 30 seguidores y a todos los que se han molestado en dejar algún comentario, algo que me ha permitido corroborar el interés por la información que se publica en este blog.

Animado por el apoyo recibido me he animado a crear un grupo de debate abierto en la red social Linkedin en la que participo y que os invito a conocer.

http://www.linkedin.com/groups/ESCRITORIO-CONTABLE-FISCAL-FINANCIERO-4474977?goback=%2Eanp_4474977_1338925602323_1


Lo dicho, gracias y un saludo.

lunes, 4 de junio de 2012

Nuevos intentos de fraude a través de Internet suplantando la identidad de la Agencia Tributaria.

Estos intentos de engaño hacen referencia a supuestos reembolsos de impuestos, mediante envíos de comunicaciones masivas por correo electrónico en los que se suplanta la identidad e imagen de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, o bien la identidad de sus directivos. Con frecuencia, los intentos de fraude hacen referencia a una supuesta información que imposibilita el envío de la devolución de la campaña de Renta y suplanta la imagen de la Agencia Tributaria.


En estos envíos de correos fraudulentos, conocidos como “phishing”, se hace referencia a un reembolso de impuestos inexistente en la que el receptor del e-mail sale beneficiado. Para poder disponer del dinero hay que acceder a una dirección web en la que se deben aportar datos de cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

La mejor medida es desconfiar de comunicaciones sospechosas que incluyan la petición de datos bancarios, y debemos tener en cuenta que la Agencia Tributaria nunca solicita por correo electrónico información confidencial, económica o personal, ni números de cuenta ni números de tarjeta de los contribuyentes.

Además tampoco paga devoluciones con cargo a tarjetas de crédito y nunca cobra importe alguno por los servicios que presta.

Los dominios reales de la Agencia Tributaria son: www.aeat.es, www.agenciatributaria.es y www.agenciatributaria.com. El acceso a la Sede Electrónica debe hacerse a través de los dominios: www.agenciatributaria.gob.es, www1.agenciatributaria.gob.es, www2.agenciatributaria.gob.es, www1.aeat.es, www2.aeat.es, www3.aeat.es, www4.aeat.es, www5.aeat.es y aeat.es.

En caso de duda, sobre la autenticidad de cualquier e-mail o sitio de Internet que afirme estar remitido o ser propiedad de la Agencia Tributaria, se debe de contactar con el Centro de Atención Telefónica del Departamento de Informática Tributaria (901 200 347) para verificar su autenticidad.

viernes, 1 de junio de 2012

MODELO DE CONTRATO DE PRÉSTAMO MERCANTIL EN LAS OPERACIONES VINCULADAS

En _____, a __ de _______ de 20__



REUNIDOS

De una parte, D. ______________________, mayor de edad, de nacionalidad española, con D.N.I número _____________  y domicilio en _____________________ _________________________, en calidad de_____________ y actuando en su propio nombre y representación de la sociedad __________________, con C.I.F. nº __________ y con domicilio a efectos de notificaciones en _____________ ____________________________, constituida por tiempo indefinido en escritura otorgada por el  Notario__________________________________________________. En adelante, en el presente contrato esta parte será también denominada como “Prestamista”.

Por otra parte, D. ______________________, mayor de edad, de nacionalidad española, con D.N.I número _____________  y domicilio en _____________________ _________________________, en calidad de_____________ y actuando en su propio nombre y representación de la sociedad __________________, con C.I.F. nº __________ y con domicilio a efectos de notificaciones en _____________ ____________________________, constituida por tiempo indefinido en escritura otorgada por el  Notario__________________________________________________. En adelante, en el presente contrato esta parte será también denominada como “Prestatario”.

Ambas partes, en el concepto en que respectivamente intervienen, se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para el otorgamiento del presente contrato, a cuyo efecto,

EXPONEN

Que han convenido realizar un contrato de préstamo mercantil por el que el PRESTAMISTA deberá entregar la cantidad de _________________________ ____________________________(________€) , al PRESTATARIO, contrato que se regirá de conformidad con lo estipulado en las siguientes,

CLÁUSULAS

PRIMERA.-   OBJETO DEL CONTRATO

El PRESTAMISTA entrega en este acto, como objeto de este contrato, la cantidad de ________________________________________ ______________________ (__________€), al PRESTATARIO, quien los recibe y reconoce adeudarlos, al PRESTAMISTA.

SEGUNDA.-   INTERÉS DEL PRÉSTAMO

A partir del día __ de ________ de 20__, el préstamo devengará un interés anual equivalente al interés legal del dinero vigente en España, establecido anualmente por la Ley General de Presupuestos del Estado, o por cualquier otra disposición  legal o reglamentaria que la sustituya.

TERCERA.-   FORMA DE PAGO DE INTERESES Y AMORTIZACIÓN DE CAPITAL

El PRESTATARIO se obliga al pago de intereses y a la devolución del capital prestado en la siguiente forma:

§      Los intereses devengados desde el __ de ______ de 20__ hasta el día de la cancelación podrán ser abonados por el PRESTATARIO, bien por años vencidos, bien de forma conjunta con los reembolsos de capital.

§      La amortización del capital se realizará mediante reembolsos que se efectuarán de forma libre, en el plazo ___________ (__) años desde el día de la firma del presente contrato, siendo en consecuencia el día de vencimiento final del préstamo el __ de _____ de 20__.

CUARTA.-     INTERESES DE DEMORA

Si a la fecha de vencimiento del préstamo estipulada en la cláusula tercera del presente contrato, el PRESTATARIO no hubiese liquidado sus obligaciones de pago se aplicará un interés de demora del ____%.

QUINTA.-      GASTOS DEL CONTRATO

    Los impuestos, corretajes y gastos judiciales o extrajudiciales derivados de a formalización del presente contrato serán abonados por el prestatario.

SEXTA.-         LEGISLACIÓN APLICABLE

El presente contrato estará sujeto y se regirá, por acuerdo expreso de las partes, en todo lo no previsto en sus cláusulas, por la legislación española que le sea de aplicación.

SÉPTIMA.-   JURISDICCIÓN COMPETENTE

                       Las partes acuerdan someter expresamente las controversias y litigios que se deriven de la interpretación y/o ejecución del presente contrato, con renuncia expresa al fuero que pudiera corresponderles, a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de _________.


OCTAVA.-     NOTIFICACIONES

Las notificaciones que deban efectuar las partes, se deberán dirigir al domicilio de cada una de ellas, indicados en el Intervienen de este contrato.

Y en prueba de su conformidad, los comparecientes firman el presente contrato en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.



EL CONTRATO DE PRÉSTAMO MERCANTIL EN LAS OPERACIONES VINCULADAS ENTRE EMPRESAS


Un contrato de préstamo mercantil es algo que debería de hacerse siempre que una sociedad presta dinero a otra, aunque sea en operaciones dentro de un mismo grupo. Este contrato debe de formar parte de la documentación de las operaciones vinculadas entre las empresas.

En el devenir de las actividades mercantiles de diferentes empresas pertenecientes a un mismo grupo es relativamente habitual que en unas empresas se produzcan excedentes de tesorería, mientras que otras pueden ser deficitarias. En un contexto como el actual de dificultad de acceso al crédito de las entidades financieras, es relativamente corriente que las empresas de un mismo grupo se dejen dinero entre ellas, o que incluso sea el propio administrador el que preste dinero a las sociedades.

Es importante que tengamos en cuenta que la no contabilización de estas operaciones y la falta de documentación de estas operaciones vinculadas entre empresas es sancionable, aunque es una practica relativamente habitual en las empresas.

Además de declarar formalmente los préstamos vinculados, se deben de realizar las correspondientes imputaciones de intereses, tanto pagados como cobrados, siendo el tipo legal de interés del dinero el que va a tomar la agencia tributaria como referencia en caso de inspección. Es por tanto importante recoger el tipo de interés en el contrato de préstamo entre socio y sociedad, o entre sociedades.

A efectos fiscales, los intereses están sujetos a retención de IRPF para personas físicas, o de sociedades para personas jurídicas, por lo que el pagador de intereses debe de realizar las pertinentes retenciones a cuenta. Esta obligación hace que tengamos que presentar el modelo 123 para efectuar los ingresos de retenciones y el 193como declaración anual informativa.

En el contrato de préstamo se deben establecer como mínimo la cantidad prestada, el tipo de interés que podría ser el euribor en el momento de firma del contrato, y el vencimiento de dicho préstamo.

Este contrato también está exento de liquidar el impuesto de actos jurídicos documentados AJD, pero debe presentarse en la Delegación de Economía de nuestra comunidad autónoma para evitar posibles problemas.